Gestione della nota spese con Excel: come si fa e perché non conviene5 min read

La nota spese rappresenta un documento di fondamentale importanza per i dipendenti che si trovano in trasferta ed è essenziale per predisporre un rimborso corretto e preciso.

La sua compilazione spetta al lavoratore e va fatta su del materiale che viene fornito da parte del datore di lavoro: può avere un formato cartaceo oppure digitale.

Insieme alla nota spese occorre allegare un tutto quello che riguarda la documentazione di tipo fiscale, la quale tende a variare in relazione alla tipologia di rimborso opzionata da parte dell’azienda. All’impresa, invece, spetta il compito di fornire prima di tutto un modello efficace di nota spese, di cui dovrà verificare la correttezza una volta avvenuta la consegna da parte del collaboratore, per infine procedere all’archiviazione. Molte realtà sono solite gestire la nota spese attraverso un programma come Excel, il cui utilizzo può però dare adito a inesattezze ed errori che possono costare cari in caso di controllo da parte degli organi dello Stato.

L’utilizzo di Excel è andato a sostituire il sistema cartaceo, ma oggi esiste un’alternativa ancora più valida a esso: si tratta di un software nota spese e ha il vantaggio di essere impostato ad hoc per questo particolare documento.

Il calcolo viene fatto in maniera semplice e veloce, essendo automatico, mentre il ciclo di approvazione presenta una gestione in tempo reale. Anche il rimborso chilometrico viene quantificato in maniera automatizzata. Tali optional non sono fruibili quando la nota spese viene elaborata con Excel: il tema su cui ci concentriamo in questo articolo andando ad analizzare come si fa e perché non risulta conveniente.

Cosa deve contenere un modello di nota spese?

La creazione della nota spese può essere fatta sia in formato cartaceo che digitale. Come si può intuire, la soluzione con carta e penna è ormai obsoleta, poco pratica da usare, in una parola: superata.

E per conseguire un’applicazione di stampo digitale? È possibile ricorrere a programmi come Word oppure Excel, cosa che diverse imprese fanno a tutt’oggi. Un’opzione particolarmente valida, come abbiamo avuto modo di accennare, è quella di avvalersi di un programma configurato allo scopo.

Indipendentemente dalla soluzione che si intende adottare, ci sono delle voci che una nota spese dovrebbe contenere sempre. Vediamole insieme:

• Dati anagrafici del lavoratore che presenta richiesta di rimborso.
• Ragione sociale e indirizzo dell’azienda.
• Data in cui viene compilata la nota spese.
• Data in cui è avvenuta la trasferta.
• Importo per la singola voce di spesa.
• Importo totale, a fronte del calcolo di tutte le voci in elenco.

Questi campi risultano indispensabili e se ne possono aggiungere altri. Tra questi troviamo la documentazione fiscale per ogni voce dichiarata dal collaboratore, ma anche la durata della trasferta e il luogo dove è avvenuta, per fare degli esempi.

Nota spese: come funziona la procedura

Ma come funziona, nei dettagli, la procedura relativa alla nota spese? I passaggi da compiere dalle parti sono diversi, analizziamoli nel dettaglio:

• L’azienda imposta il modello di nota spese e lo condivide con il lavoratore.
• Il dipendente procede alla compilazione una volta rientrato dalla trasferta, inserendo tutti i dati e i documenti di sua competenza. Consegna la nota spese all’azienda.
• L’impresa verifica la correttezza di quanto conferito dal lavoratore. Tale attività viene in genere effettuata dal datore di lavoro nelle realtà più piccole; in quelle di medio-grandi dimensioni se ne occupa un addetto del comparto amministrativo.
• La revisione interesserà i giustificativi presentati in allegato e soprattutto il rispetto delle regole aziendali.
• Quando la compilazione della nota spese risulta corretta, l’impresa procede con l’archiviazione del documento e della documentazione fiscale. Questa fase è molto importante, dal momento che il fisco può decidere di fare richiesta di visione in qualsiasi momento: è perciò essenziale che la consultazione, in caso di necessità, risulti semplice e di facile accesso.
• Oltre a occuparsi dell’archiviazione, una volta dato il proprio benestare l’impresa dovrà liquidare la somma richiesta dal dipendente. Lo fa conferendo la somma di denaro nella busta paga successiva.

Nota spese: come si fa con Excel?

Excel è un programma di calcolo ampiamente utilizzato dalle aziende per la gestione della contabilità, anche per quanto concerne la nota spese.

Rappresenta uno strumento che offre una maggiore precisione rispetto alle soluzioni cartacee, dal momento che i calcoli vengono effettuati in maniera automatica.

Per la creazione di un modello di nota spese con questo programma si può procedere in due modi: scaricando un format online; creandone uno ex novo in autonomia. Sul web esistono diverse opzioni gratuite: si possono personalizzare con pochi e semplici passaggi. Una volta consegnato il modello al dipendente, quest’ultimo dovrà inserire le voci di spesa una per una e poi aggiungere ogni scontrino in formato cartaceo.

La nota spese con Excel conviene?

L’unico vantaggio di utilizzare Excel per la nota spese è relativo all’automatizzazione dei calcoli. Il resto del procedimento avviene in maniera prettamente manuale. Inoltre, il programma non è impostato per interagire con i software aggiuntivi di cui dispone l’impresa, né tanto meno consente di accedere online alle altre note spese. Tutte cose che un software specifico per nota spese permette di fare, a fronte di una condivisione immediata tra le parti (collaboratori, dipendenti e addetti all’amministrazione) e della piena digitalizzazione di tutta la documentazione, inclusa quella fiscale.

Possiamo quindi concludere che la gestione della nota spese con un foglio di calcolo non è la miglior soluzione possibile, in quanto rende più complessa, meno accurata e scarsamente accessibile la procedura. Cosa che risulta più pratica e affidabile se si sceglie di utilizzare un software ad hoc.